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Sistemas de gerencia de la base de datos y del documento

Por:Eric Morris


Diversas organizaciones del negocio utilizan diversos tipos de software para manejar sus documentos. Este software realiza la función de crear, indexación de direcciones con texto completo, controlando las diversas versiones de los documentos, recuperación, y así sucesivamente.

El componente vital de cualquier sistema de software de la gerencia del documento es la tecnología inherente de la gerencia de la base de datos que clasifica y sigue los documentos creados y almacenados. El sistema de la base de datos localiza y recupera el documento solicitado de los archivos o de los documentos bajo su control en base de la pregunta sometida a él.

El sistema de gerencia de base de datos evita que las personas desautorizadas tengan acceso a la información. Solamente los usuarios con contraseñas tienen acceso a la base de datos entera o a una porción de ella. Cualquier adición hecha a los datos se realiza sin alterar la base de datos existente. El sistema también se diseña para filtrar hacia fuera las copias duplicadas de los expedientes.

Para todos los documentos creados y almacenados, el sistema de la base de datos genera un anfitrión de la información sobre los documentos. Esta información se mantiene por separado del documento sí mismo. La información incluye el nombre del autor que ha creado el documento, la fecha de la creación, la ocasión pasada en la cual fue alcanzado y los cambios subsecuentes le hicieron. El sistema también mantiene la información sobre los asuntos o los temas principales contenidos en los documentos, así como los detalles de los documentos los cuales sea relevante al documento petición.

El sistema de la base de datos tiene que ser confiable y debe tener un de alto nivel de la eficacia operacional en el manejo de volúmenes grandes de documentos basados del texto, de imágenes, de sonido y de vídeo. La base de datos se puede centralizar o distribuir, dependiendo del sistema de software de la gerencia de datos instalado en una organización. Una base de datos centralizada, que almacena la información de perfil del documento en una sola base de datos, ofrece buscar rápido y eficiente pero caras el riesgo de perder la información en caso de falta o de la corrupción en el depósito del perfil del documento. En un sistema de la base de datos distribuida la información se dispersa y se almacena en los varios puntos basados en la red de la compañía o en la estructura del disco. Esto reduce al mínimo el riesgo de perder toda la información, en caso de falta o de corruption.

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Artículo de fuente: http://www.articles3k.com



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