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Organización de su email

Por:Kathy Burns-Millyard





Mantener su email organizado es imprescindible, especialmente en ajustes de la empresa corporativa o pequeña. Cuando usted utiliza el email para los propósitos del negocio, usted esencialmente está manejando archivos del cliente. Debido a la importancia de esto para uniforme el más pequeño de negocios, esos archivos debe permanecer según lo organizado como sea posible. ¿Usted no terrón justo todo de su cliente de papel que los archivos en una esquina usted? La mayor parte de no, tan aquí somos algunas maneras de mantener los archivos del email (correspondencia) organizados también.
Si su inbox del email del negocio se estorba actualmente con centenares de viejos artículos, ponga una cierta hora a un lado al claro él hacia fuera. Esta primera separación puede tomar varias horas, así que usted puede desear delegar un cierto tiempo del fin de semana o de la tarde para abordarla.
Métodos de la limadura
Antes de comenzar la limadura real de los artículos, usted necesitará inspirarse su estructura de organización. Si usted no tiene un programa sólido del software de la gerencia del contacto, sugiero fuertemente la inversión en uno. Mi preferencia es GoldMine, y explicaré porqué es más futuro encendido en esta sección. Para ahora, usted necesita simplemente decidir cómo usted trabaja, y qué sistema de ficheros trabajará lo más mejor posible para usted personalmente. Si usted necesita la ayuda que sube con la limadura e ideas de organización, aquí están algunas populares:
el – conocido de las carpetas 1.Customer crea las carpetas del email que se nombran iguales que sus clientes. Todo el email a o desde un cliente particular será archivado a la carpeta individual del email de ese cliente.
el – conocido si usted trabaja sobre todo con proyectos, usted de las carpetas 2.Project puede crear las carpetas del email que emparejan más allá, existir o los nombres futuros del proyecto. De allí, usted puede archivar todo el email relacionado con el proyecto, sin importar a o desde quién está, en la carpeta correspondiente del proyecto.
3.Month y el – de las carpetas del año crean las carpetas del email que se nombran por cada mes y año. Entonces archive todo el email enviado o recibido en ese mes/año en la carpeta que empareja.
el – del espejo del gabinete del archivo 4.Print crea las carpetas del email nombradas para emparejar su sistema del gabinete del archivo de la impresión. Entonces archive el email en las carpetas del email de la misma forma que usted archiva los papeles de la impresión en su sistema de la copia dura.
Una vez que usted haya decidido cómo usted desea organizar su email, instalado las carpetas y entonces pasar a través de cada artículo en su inbox. Ésta es la pieza que puede tomar horas así que se cerciora de usted haber puesto bastante tiempo a un lado de terminar completamente el trabajo.
Mientras que usted está clasificando sus mensajes, usted puede encontrar varios artículos que todavía no se han tratado sino necesiten ser. Intente tratar éstos antes de la limadura ellos, o haga una nota en su calendario o lista del lío. Alternativomente, si su sistema del email tiene la capacidad, usted puede marcarlos para la terminación más adelante. Esté enterado sin embargo: Si usted archiva los mensajes lejos usted no es probable tratarlos más adelante a menos que usted haga algo programar a el cual le recuerda. Así pues, si usted puede, es mejor ahora tratarlos y conseguirlos apartados.
Si su programa del email tiene la capacidad de ligar mensajes a los contactos, sugiero fuertemente con esta característica. Ésta es la razón primaria que utilizo el software de GoldMine. Con GoldMine, puedo guardar una historia corriente para cada persona que entro en el contacto con. Todos los mensajes del email enviados o recibidos se pueden archivar en la derecha de la historia junto con las citas, las llamadas telefónicas, los faxes, las notas del proyecto y cualquier otra correspondencia que haya acumulado.
Utilizando el software de la gerencia del contacto que archiva el email según la persona de quien el email es o a, usted no tiene que continuamente buscar a través de varias carpetas del email al intentar encontrar un artículo específico.
Hábitos en curso
Ahora, una vez que usted haya pasado el tiempo inicial necesario para organizar su inbox, es bastante fácil mantenerlo organizado de ese punto adelante. Puede tomar un poco esfuerzo de conseguir en el hábito en la primera semana o dos, pero generalmente la alegría del tenerla todas las hacia fuera limpiadas ayudas para motivarle en mantenerla limpiada.

SOBRE EL AUTOR

(c) 2002, quemaduras de Kathy.
Extracto de: “No ponga en el email hoy qué usted no desea ver en noticias del título mañana” - una guía a la comunicación eficaz y profesional del email. Léala libremente en http://www.sasezpublications.com/Reports/Effective-Email/
Este artículo es cortesía proporcionada de http://www.SasEzPublications.com - usted puede reimprimir libremente este artículo sobre su Web site o en su boletín de noticias.





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Artículo de fuente: http://www.articles3k.com




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